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多くの案件を手がけている広告やWeb制作の代理店。フリーランスとして働くライターや編集者にとって、代理店と仕事ができると、案件の確保がしやすくなるため強い味方となる存在です。

しかし、多忙をきわめる代理店との付き合いにはいろいろとトラブルも生じやすく、ストレスを感じている人も少なくないようです。そこで今回は、代理店との仕事を進めていくときのコツをご紹介していきます。

代理店と仕事をさせてもらえるメリットも確認しながら付き合い方を調整して、お互いに気持ちよく仕事をしてwin-winの関係を作っていけるようにしましょう!

代理店と仕事をするメリット

広告やWeb制作の代理店と仕事をするメリットはたくさんあります。そのなかでも特に重視したいメリットは以下の4つです。

メリット

  1. 営業代行の強い味方
  2. 規模の大きな案件も取ってきてもらえる
  3. ディレクションをしてもらえるから目の前の仕事に集中できる
  4. クライアントとの細かな打ち合わせなどに行かなくて済む

もちろん代理店によるところもありますが、大きなメリットとしては「営業をする時間や手間が省けるところ」であることはまちがいないでしょう。

インターネットが発達し、ビデオミーティングやメールのやり取りだけで仕事の受発注が可能にはなってきましたが、対面での打ち合わせを重視する企業はまだまだ多くあります。

また、打ち合わせに足を運んでも契約となるかどうかは別問題です。フリーランスにとっては、打ち合わせに足を運ぶこと一つを取っても時間や手間が大きな負担となります。そうした営業の負担を請け負ってくれていると考えると、代理店との付き合いはメリットがあるといえます。

コツその1:エンドクライアントを意識しよう

私たちに直接仕事をご依頼されるお客様は代理店なのですが、実際はその先にエンドクライアントがいます。代理店の担当者はあくまで中継役をしてくれていると考えておくようにしましょう。

そのため、代理店の担当者からは「OK」が出ているものでもエンドクライアントから「NG」が出る可能性は大いにあります。なるべく代理店でもそうしたズレが生じて工数が増えないように調整してくれますが、それでもこうした「はじめに言っていたことと違う」ということは起こりえます。

突然、こうした事態が起こると、「どうしよう!」とパニックになったり、代理店の担当者に不快な思いをもってしまったりすることにもなりかねません。“悪者”を作らないためにも、何かあってもすぐに気持ちを切り替えて対応ができるよう心の準備をしておきましょう。

また記事を書くときにも、エンドクライアントがどこの企業なのかがわかっているとメリットがあります。その会社のWeb サイトや関連サイトをチェックして、「どんな傾向があるのか」を見ておくことで、傾向や好みがつかめる場合があります。執筆時に参考にするWEBサイトも競合他社のものにならないよう注意しておくことが大切です。

コツその2:電話で話したことは必ずメールにして残す

代理店の担当者は多忙な方が多いです。同時に複数の案件を抱えていて、「どこで何を話したのか、うっかり忘れてしまう」ということもあるようです。しかし依頼されている側としては、話したはずのことを「聞いていない」とされてしまっては困ります。

そこで、電話で話したことは必ず文章にして「確認のため」にメールを送るようにしましょう。代理店にとっても、話した記録がメールで残っていれば過去に遡って確認ができるため、メールに残しておくと重宝されるはずです。

そして、万一言われたはずのことがなかったことにされそうなときに“証拠”として提示することもできるため、メールにして残しておくことをオススメします。

特に、変更が多かったり修正対応が何度も必要になったりする案件では、細かく文章に残して共有できるようにしておくことが後々のトラブルを減らすカギとなります。自分もどうなったか忘れてしまいそうなときに、資料として使えるため便利ですよ。

コツその3:対応可能時間や休む日を決めてあらかじめ伝えておく

代理店の方々は多忙のあまり、「こんな時間まで働いているの?」とこちらがビックリするような時間にメールを送ってくることがあります。時には深夜0時を回ることもあるほど。

「大変そうだな…」と思う反面、連絡をもらうと内容が気になって対応してしまったりして、ストレスが溜まっていく……という悪循環が生まれてしまうことがあります。そのストレスを減らすために大切なことが、事前に対応可能時間や曜日を連絡しておくことです。

フリーランスでライターをしていたり編集を請け負っていたりすると、曜日や時間にかかわらず仕事ができるメリットがありますが、気をつけていないと「休みがなくなる」というデメリットにもなってしまいます。自分の中で「今はオフ」と決めていても連絡がくるとソワソワするようなら、最初に「対応は◯時まで、何曜日はお休みしています」と伝えておくようにしましょう。

先に伝えておくことで、「今はオフと知らせているから、返信がないことを承知して送っているのだろう」と割り切れるため、きっちり休むことができます。嫌な感情やストレスを抱かずに仕事をするためには、まず自分から行動することが大切なのです。

コツその4:「決め打ち」「日付指定」で連絡待ちを回避

代理店とのやり取りは、「なかなか連絡がもらえない」「確認したいことがあるのに連絡がつかない」ということもよく起こります。また、エンドクライアントの確認も入る場合には、数日以上連絡をもらえないこともあります。

でも、待っている間案件はストップしてしまいますし、短納期のときにはイライラが募ってしまうこともありますよね。そんな連絡待ちのイライラを回避する技が、「決め打ち」や「日付指定」です。


「ここは、◯◯だと思うので、▲▲の方向で進めていきます。間違っている場合は、◎日の何時までにご連絡ください。その時間を過ぎた場合は納期を調整させてください。」

こうしておくと、間違っていればすぐにご連絡をもらえる可能性が高くなり、万一期日を過ぎて違っている連絡が入った場合には納期の調整をお願いすることもできます。こうして案件の主導権を握っていくようにすることで、仕事がスムースに運ぶようになり、気持ちよくお付き合いができるようになっていきます。

コツその5:作業可能なラインを決め、可能な範囲の提案をする

代理店に限りませんが、短納期だったり、膨大な作業量だったりと、自分の対応可能なキャパシティを超えて依頼がくることもあります。クライアントとの直接やり取りであれば、「それは無理です」と伝えて終わりになりますが、代理店を挟んでいるとエンドクライアントとの兼ね合いもあり、単純にはいかないケースも多くあります。

信頼してご相談いただいているだけに、できるだけ依頼は断りたくないものです。しかし、無理な要求をそのまま受け入れて、納期に間に合わなくなるのは本末転倒です。

そこで自分のキャパシティを常に把握しておき、「無理だ」と思ったら対応可能な範囲の提案をするようにしましょう。

「納期をあと◯日もらえれば作業できる。分納するので延期してもらえないか」
「こんな資料をもらえたら、記事の執筆がスムースになる。エンドクライアントに問い合わせてみてほしい」

こうした、どうすれば実現可能かを具体的に示した提案やお願いをすると、代理店側も許容範囲内で調整してくれる可能性があります。こうしたお願いは「やってみたら無理だった」と案件が進みだしてから伝えるよりも、依頼を受けた最初の段階で提案した方が調整してもらいやすいです。

エンドクライアントへの納品が必要なため、調整に時間がかかるケースもあります。自分の主張を伝えるときにこそ、より相手=代理店のことも考えながらしっかり提案できるようにしていきましょう。

 

今回ご紹介した内容は、「代理店とのお仕事でのコツ」ではありますが、すべての仕事でこの“コツ”が生きてきます。

「代理店との仕事は、コロコロ要件が変わるから苦手」
「連絡も取りにくいし、突然、無茶な要求をしてくるからなるべく受けたくない」

こうした苦手意識をもっているなら、“5つのコツ”を取り入れて仕事をしてみてください。
自分の意識を変えることで、代理店とも、もっと気持ちよく仕事をすることはできます。ストレスなく過ごせるようにしていきましょう!